Projekt jämfört med process och dem i relation till varandra.
Projekt
Ett projekt är ett arbete som utförs av en tillfällig arbetsorganisation, med ett fast start- och slutdatum, i syfte att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. En formell definition av projekt är:
En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst.
Insikter
Givet att du:
- Hjälper din klient med en produktutveckling, som kontinuerligt utvecklas utifrån utfallet av produktens användning.
- Datainsamling från användningen och beslut tagna på den data – Data Driven Decisions.
- Strävar efter ett samarbete (långsiktig relation) med dina klienter.
- Ser styrkan med tvärfunktionella och bestående teams, som lättrörligt navigerar sig på både känd och okänd mark.
Givet ovanstående är formatet projekt inte lämpligt att driva löpande produktutveckling på åt dina klienter.
Process
En process är en serie aktiviteter som förädlar en produkt. Processen har en väl definierad början och slut. Processen är beskriven varför den görs, vad den ska ta emot (input), hur den ska utföras, vad den ska åstadkomma (output) och vilka de förväntade resultaten är.
- Alla processer har en klient (intern eller extern).
- Processer är repetitiva. Genomförs många gånger, om och om igen.
Insikter
Kontinuerligt förändra en produkt, utifrån hur den mottas av målgrupperna och dess användning samt möta en föränderlig marknad och konkurrens, görs bättre i process än i projekt.
Sammanfattning
Alla uppdrag (och alla klienter) går inte alltid att starta direkt i process. Formatet projekt behövs ibland. Projekt och process går att kombinera.
Ett uppdrag tillsammans med en klient kan starta som ett projekt – en avgränsning. Men givet att produkten som uppdraget handlar om kontinuerligt ska förändras och utvecklas, för att inte stagnera, behöver uppdraget snarast övergå till att bedrivas i process.
Inte förvaltning
Produkten (givet att den kontinuerligt ska förändras och utvecklas) ska inte gå in i förvaltning – då förvaltning är ett läge för att behålla produkten i sitt befintliga tillstånd.
Exempel
Om samarbetet med klient av någon anledning inte går att starta i process kan du hantera det på följande sätt:
- Klienten ger dig ett uppdrag. Det klienten vill åstadkomma ser du handlar om tusentals timmar. Du föreslår ett projekt – för att realisera en avgränsad del av uppdraget. En avgränsning på ett antal hundra timmar av de tusentals timmar som du ser uppdraget handlar om.
- Den produkt som projektet realiserade kan gå i användning. Antingen publikt eller till en avgränsad målgrupp. För det är i användningen som nyttan uppstår.
- Efter avslutat projekt övergår uppdraget till en process – för att kontinuerligt, och med jämn takt, leverera nytta till användarna och effekt till klientens verksamhet/affär.
Insikt
- Det är vanligt förekommande att en klient har mer ekonomiska medel för kontinuerligt förbättring (löpande arbete i en process) än nya initiativ (projekt). Det brukar gälla både försäljningsavdelningar, marknadsavdelningar och IT-avdelningar.
- Genom att erbjuda klient ett minimalt projekt blir du konkurrenskraftiga på marknaden. En avgränsad del av uppdraget, som du kan göra ett projekt av, är lättköpt av klient. Det medför att du får igång samarbetet tillsammans med klient. Du får in foten i dörren.
- Think big, start small and scale fast.
- Kartlägg effekt till klienten samt nytta till dess användare, i syfte att ha kännedom om världskartan (en uppfattning om den stora grova kartan).
- Starta med ett avgränsat projekt, givet att uppdraget inte omgående går att starta i formatet process.
- Skala smart och effektivt i en kontinuerlig process.