Feedback är inte positiv eller negativ. Feedback är heller inte konstruktiv kritik. Feedback är feedback och det är ibland svårt att ge feedback till en kollega eller familjemedlem. Det är lika utmanande oavsett var i feedbacktrappan personen befinner sig.
Du bör öva dig på att ge feedback – i syfte att vara en bra kollega eller ledare.
Feedback ska vara tjänande och närande – inte tärande
Feedback ska inte vara tärande, för varken den som ger feedback eller den som får feedback. Feeback ska för båda parter vara tjänande och närande:
- Rikta feedback direkt till en person eller grupp. Gå inte omvägar.
- Den som ger feedback säger ”jag”. Inte ”vi” eller ”man”. Låt andra tala för sig, tala inte för dem.
- Beskriv beteendet som du upplever och vilken effekt det har på dig. Du ska inte göra en värdering.
- Säg inte: ”Du är slarvig.”
- Säg istället: ”Du postade inte brevet som jag bad dig om.”
- Ge specifik feedback snarare än allmän. Allmänna påståenden ger inte underlag för förändring.
- Säg inte: ”Du borde vara mera noggrann med din klädsel.” Säg istället: ”Dina byxor är väldigt opressade.”
- Feedback bör riktas endast mot beteenden som personen kan göra något åt. ”Tala tydligare”.
- Be gärna personen som du riktat dig till att tala om hur hen uppfattar det du sagt. Lyssna framför allt på det svar som kommer.
- Ge feedback i rätt tid. Kommer feedbacken direkt efter en prestation eller störning får den större effekt än om du avvaktar.
- Säg inte: ”I förra veckan var du försenad varje morgon.”
- Säg istället: ”När du inte passar tiden som nu, är det svårt för mig att jobba tillsammans med dig.”
- Ge lagom mycket feedback. För mycket feedback kan göra vederbörande oemottaglig och leda till låsta positioner.
- Feedback som är önskad uppfattas och accepteras bättre än feedback som är påtvingad.
- Mottagaren bör få möjlighet att verifiera erhållen feedback med andra.
Beteende, Känsla och Behov
Den feedback du vill ge till en person kan du bygga upp kring tre hörnstenar – personens beteende som du upplever, känslan du känner och ditt behov.
- Beteende – Du inleder din feedback till personen med att berätta vad du upplever.
- Känsla – Därefter berättar du för personen du ger feedback hur du känner när du upplever personens beteende.
- Behov – Du avslutar din feedback till personen med att berätta vad du önskar hände.
Jag-budskapet
Det finns en bra form för att ge feedback som kallas jag- budskap.
Det kallas så för att den som ger feedback utgår från sig själv och sina egna behov. Du ger alltså feedbacken i jag-format och inte i exemplevis vi-format. Säg inte ”vi upplever…”, ”man säger att du…” eller ”det sägs att du…”.
Jag-budskap innebär att du är ärlig och talar rakt om:
- Beteende i form av vad jag ser eller hör.
- Känsla i form av vad jag känner och varför jag upplever så.
- Behov i form av vad jag önskar skulle hända istället.
Jag-budskap leder vanligtvis till att även ganska känsliga saker kan framföras, utan att onödiga missförstånd uppstår.
Eftersom jag-budskapet är rensat från dolda budskap, antydningar, syftningar, diagnoser eller skuldfrågor behöver inte mottagaren känna sig hotad och inta en försvarsposition.
Exempel på jag-budskap
Särskilt viktigt är att du beskriver exakt vad du observerar. Exempelvis:
- ”När jag såg att du under grupparbetet var alldeles tyst”.
… och inte: - ”Jag tycker att du är väldigt oengagerad.”
Oengagerad är här en diagnos som du själv har gjort baserat på att du observerat att vederbörande inte yttrade sig under grupparbetet. Den diagnosen behöver inte varar sann och den tillför således ingenting, utom möjligtvis en onödig konflikt mellan er. Det är också viktigt att du talar om vad du känner inför det du ser.
- ”Då kände jag mig väldigt osäker”
… och inte: - ”Du har gjort mig osäker!”
Ingen människa kan ”göra” känslor i en annan människa. Det är alltid vi själva som väljer vad vi känner. Detta val sker inte nödvändigtvis i vårt medvetna jag. Beskriv varför du reagerar som du gör:
- ”Jag upplevde att jag tappade kontakten med dig”
När du sedan talar om hur du istället skulle vilja ha det, har du inbjudit till (samt tagit ansvar för din del i) en positiv förändring er emellan:
- ”Jag önskar att du i fortsättningen talade om vad du tycker.”
Du kan själv ganska fritt välja i vilken ordning du vill ta med delarna beteende, känsla och behov för att formulera ditt jag-budskap. Det är viktigt att det låter naturligt för ditt sätt att prata. Exempelvis:
- ” Jag önskar att du talade om vad du tycker, jag blir nämligen osäker när jag upplever att jag inte har kontakt med dig.”
- ”Jag blir irriterad och ledsen när jag ser dina kläder ligga på golvet därför att jag tycker att kläder ska vara i garderoben när de inte används. Jag önskar att du plockar upp dina byxor och hänger in dem i garderoben.”
Öva på att ge feeback och få feedback
Ni bör öva er på att både ge feedback och få feedback. Avsätt en workshop på arbetsplatsen en onsdagsförmiddag eller med familjen en fredagskväll.
Hör av dig om du vill ha hjälp med att facilitera en feedback-workshop tillsammans med dig, dina kollegor och kanske din kund.